Validé par l’OCIRT

Le seul outil de gestion de temps de présence dématérialisé et validé spécialement auprès de l’Office Cantonale de l’Inspection et des Relations du Travail

100% dématérialisé

Plus de papier perdu, non rendu, grace à la dématérialisation des documents, vos rapports de présence sont toujours disponibles en quelques clics.

Statistiques

Une vision claire de votre tableau de bord vous permet de voir en temps réel le taux d’occupation de vos collaborateurs.

Archivage

Grace à l’archivage automatique de vos rapports OCIRT antérieurs, vous avez accès à ces derniers, facilement et rapidement, pour les présenter au contrôleur.

Personnalisable

Personnalisez votre application : logo, charte graphique, différents modules de gestion, possibilité de développement d’options spécifiques à votre fonctionnement (sur demande)

Rapports OCIRT

«L’art. 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige l’employeur à tenir à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la loi et de ses ordonnances. Il s’agit notamment, comme le précise l’ordonnance, de l’horaire et de la durée du travail quotidien et hebdomadaire (y compris le travail compensatoire et le travail supplémentaire), ainsi que des pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1).» [source : www.seco.admin.ch ]

L’inspection du travail suisse impose aux entreprises de renseigner régulièrement des enregistrements de la durée du travail pour chaque collaborateur.

L’application ALLOA Temps de présence se charge de cela pour vous. Chaque fin de semaine, le collaborateur génère automatiquement son rapport OCIRT, le signe électroniquement puis son manager peut le contrôler et le signer à son tour.

Les rapports OCIRT sont visés par l’employé puis par son responsable. Ils sont archivés numériquement sous format pdf et on ne peut remonter qu’un mois en arrière pour les modifications.

En cas d’erreur, l’employé efface son rapport OCIRT, le département RH ou l’employé modifie son temps de présence, génére le rapport OCIRT et le supérieur hiérarchique le vise

L’inspection du travail suisse impose aux entreprises de renseigner régulièrement des enregistrements de la durée du travail pour chaque collaborateur.

L’application ALLOA Temps de présence se charge de cela pour vous. Chaque fin de semaine, le collaborateur génère automatiquement son rapport OCIRT, le signe électroniquement puis son manager peut le contrôler et le signer à son tour.

Les rapports OCIRT sont visés par l’employé puis par son responsable. Ils sont archivés numériquement sous format pdf et on ne peut remonter qu’un mois en arrière pour les modifications.

En cas d’erreur, l’employé efface son rapport OCIRT, le département RH ou l’employé modifie son temps de présence, génére le rapport OCIRT et le supérieur hiérarchique le vise

Temps de présence

2 façons de gérer; soit sur la base d’IN et d’un OUT avec déduction automatique de 30  minutes de pause obligatoire à midi, soit l’employé saisie lui-même ses horaires

La base IN & OUT

Le collaborateur clique sur le bouton IN indiquant le début du travail

Le collaborateur clique sur le bouton OUT indiquant la fin du travail

Le calendrier interactif / Timesheet

Cette option permet d’imputer les heures de travail sur des clients, des projets et des chantiers. Cela permet de générer un Timesheet qui permet de facturer

Le calendrier vous donne une vue globale, par jour, semaine ou mois, des temps de présence de tous vos collaborateurs (compte administrateur) ou du seul collaborateur (compte utilisateur).

Vue administrateur

Chaque case d’affichage vous renseigne sur le client concerné et/ou le type de travail effectué et d’autres informations au choix.

Vue utilisateur

Le calendrier vous donne une vue globale, par jour, semaine ou mois, des temps de présence de tous vos collaborateurs (compte administrateur) ou du seul collaborateur (compte utilisateur).

Vue administrateur

Chaque case d’affichage vous renseigne sur le client concerné et/ou le type de travail effectué et d’autres informations au choix.

Vue utilisateur

Système de gestion des vacances /absences

Le système de gestion de vacances permet à vos collaborateurs de faire directement leur demandes sur l’application. Les demandes de vacances sont saisies par l’employé puis visées pour approbation par le supérieur

Leur manager, après réception d’un mail d’information, pourra se rendre sur l’application afin de valider les vacances de leur collaborateurs.

Le décompte se fait alors automatiquement à partir du nombre de jours restant pour le collaborateur.

Les jours sont déduits du total disponible pour l’employé, total saisie par le département RH en début d’année.

Les autres absences sont gérées en général par le département RH (maladie, accident, formation, service militaire,….).

Aperçu d’exemple de mail envoyé au manager

Leur manager, après réception d’un mail d’information, pourra se rendre sur l’application afin de valider les vacances de leur collaborateurs.

Le décompte se fait alors automatiquement à partir du nombre de jours restant pour le collaborateur.

Les jours sont déduits du total disponible pour l’employé, total saisie par le département RH en début d’année.

Les autres absences sont gérées en général par le département RH (maladie, accident, formation, service militaire,….).

Aperçu d’exemple de mail envoyé au manager

Système de gestion des heures de compensations / overtimes

Chaque semaine, un décompte est effectué du total des heures de présence du collaborateur et comparé au nombre d’heures déterminé dans son contrat

S’il y a un total supérieur, les heures correspondantes seront cumulées à son overtime ou déduite dans le cas contraire (le collaborateur peut alors constater rapidement ses heures dues ou à récupérer).

Le collaborateur a la possibilité de faire une demande d’heure de compensation s’il a des heures à rattraper.

Son manager en sera informé par mail et pourra alors les valider dans l’application

Aperçu d’exemple de mail envoyé au manager

S’il a un total supérieur, les heures correspondantes seront cumulées à son overtime ou déduite dans le cas contraire (il sait ainsi s’il doit récupérer des heures ou s’il en doit).

Le collaborateur a la possibilité de faire une demande d’heure de compensation s’il a des heures à rattraper.

Son manager en sera informé par mail et pourra alors les valider dans l’application

To-Dos

Cette option permet de distribuer le travail aux employés et de le visualiser dans un agenda soit journalier soit à la semaine.

Affichage des To-Dos en cours

Affichage des To-Dos en cours

Affichage des To-Dos terminé

Affichage des To-Dos terminé

Le module statistique

Ce module vous permet d’obtenir des statistiques sur une période donnée ou sur l’année entière en fonction d’un ou de tous vos collaborateurs.

Il vous indiquera le nombre d’heures travaillées les week-ends et jours fériés ainsi que les temps de maladie et/ou accident.

De plus il peut vous fournir également un point complet sur les overtimes et les jours de vacances pris ou à venir.

Notre tarif

A partir de 5 CHF / mois & employé

 


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